Unterliegt Kuchenverkauf o. Ä. an Schulen und Kitas der Umsatzsteuer?

22. Mai 2024

An Schulen oder Kitas verkaufen oftmals Schülergruppen, Elterninitiativen, Fördervereine o. Ä. auf Schulfesten oder anderen Veranstaltungen Kuchen, Pizza, Getränke o. Ä., um Einnahmen für Schul-/Klassenaktivitäten einzunehmen. Insoweit stellt sich aktuell vermehrt die Frage, ob solche Aktivitäten der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind, was zur Folge hätte, dass aus dem erzielten Erlös Umsatzsteuer herauszurechnen und an das Finanzamt abzuführen wäre. Insofern wären dann auch steuerliche Erklärungspflichten u. Ä. zu beachten.

Diese Fragen kommen aktuell insbesondere vor dem Hintergrund auf, da die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand – und damit eben auch Schulen und Kitas in öffentlicher Trägerschaft – einem Wandel unterworfen ist:

• Nach früherem Recht war die öffentliche Hand im Grundsatz nicht als umsatzsteuerlicher Unternehmer anzusehen und es galt nur unter bestimmten Bedingungen bei wirtschaftlichen Aktivitäten eine Umsatzsteuerpflicht – so z. B. beim Betrieb eines öffentlichen Schwimmbades.
• Nach nunmehrigem Recht ist es genau umgekehrt: Die öffentliche Hand unterliegt, wie jeder andere Unternehmer, im Grundsatz der Umsatzsteuer und nur ausnahmsweise wird in bestimmten Fällen keine Umsatzsteuer erhoben. Insbesondere unterliegen hoheitliche Tätigkeiten, wie z. B. das Ausstellen eines Personalausweises, nicht der Umsatzsteuer.

Hinweis: Eine insofern neue gesetzliche Regelung gilt nach aktuellem Gesetzesstand für die Kommunen verpflichtend ab dem 1.1.2025. Bis dahin kann wahlweise auch noch das bisherige Recht angewandt werden. Ob eine einzelne Kommune oder andere Organisation bereits auf das neue Recht umgestellt hat, hängt vom Einzelfall ab.

Nach neuem Recht unterliegt nun der Verkauf von Kuchen oder Ähnlichem zum Anlass eines Schulfestes der Umsatzsteuer, wenn diese Aktivität der Schule als solche zuzurechnen ist. Insoweit ist maßgebend, wer nach außen hin auftritt. Die Aktivitäten können auch dann der Schule – bzw. dem Schulträger – zuzurechnen sein, wenn z. B. die Elternvertretung als Organ der Schule auftritt.

Organisiert aber eine einzelne Klasse auf dem Schulfest einen Kuchenstand und tritt diese dann z. B. auf als „Kuchenstand der 6c“ oder macht dies z. B. die Elternvertretung, so ist zu prüfen, ob insoweit ein umsatzsteuerlicher Unternehmer vorliegt. Hierbei gelten dann nicht die umsatzsteuerlichen Regeln für die öffentliche Hand, sondern die allgemeinen umsatzsteuerlichen Regeln für Unternehmer. Im Einzelnen sind diese Regeln komplex, jedoch können für den an dieser Stelle angesprochenen Fall vereinfachend folgende Grundregeln dargestellt werden:

• Ein umsatzsteuerlicher Unternehmer wird nur dann angenommen, wenn eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen vorliegt. Wenn also eine Schulklasse oder eine Elterngruppe nur einmalig oder nur gelegentlich eine solche Verkaufsaktion durchführt, ist kein Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne gegeben, so dass diese Tätigkeit nicht der Umsatzsteuer unterliegt.
• Dies kann anders sein, wenn z. B. der Förderverein regelmäßig solche Aktionen durchführt oder z. B. die Schülervertretung auf Dauer ein Schulbistro organisiert. Dann ist insoweit grds. ein umsatzsteuerlicher Unternehmer gegeben.
• In diesen Fällen ist aber zu prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung angewandt werden kann. Die Umsatzsteuer wird grds. nicht erhoben, wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 € nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Praxistipp

Handlungsempfehlung: Im letztgenannten Fall ist anzuraten, dass eine steuerliche Beratung in Anspruch genommen wird, um zu klären, ob umsatzsteuerliche Pflichten bestehen.